Dit wordt geïllustreerd aan de hand van een eenvoudig voorbeeld: een bakker die zijn brood bakt. In dit geval moet de bakker op de hoogte zijn van de locatie van de bloem, de benodigde schoonmaakmaterialen voor zijn werkruimte, en de juiste instellingen voor de oven.

Aangezien de bakker alleen werkt in zijn bakkerij en vertrouwd is met de werking en gevaren van de oven, lijkt het logisch dat hij geen procedures hoeft te schrijven over het gebruik van een borstel en waar deze te vinden is. Echter, wanneer de bakker zijn bakkerij uitbreidt en personeel in dienst neemt, moeten er afspraken worden vastgesteld. De bakker moet de nieuwe werknemer uitleggen waar hij zijn schoonmaakmateriaal moet opbergen en hoe de oven veilig en milieubewust bediend moet worden om hoogwaardige producten te produceren.

Hoewel mag worden aangenomen dat de bakker alle gevaren kent van de oven, is het mogelijk dat hij, wegens bedrijfsblindheid, enkele noties m.b.t. veiligheid vergeet uit te leggen. Daarom is het van belang dat de werknemer instructies krijgt als aanvulling op de mondelinge uitleg.

Dit wordt nog belangrijker wanneer de bakkerij zich ontwikkelt tot een fabriek met meerdere ploegendiensten, waaronder de vroege, late en nachtploeg. De nachtploeg weet bijvoorbeeld niet waar de vroege ploeg de borstel heeft achtergelaten. Het is niet realistisch om te verwachten dat een nieuwe werknemer van een ervaren ploegleider leert hoe een productielijn werkt, vooral als er veel op “gevoel” wordt afgestemd. Ondanks het vertrouwen in de bekwaamheid van de ploegleider is het belangrijk dat de kennis gestructureerd wordt overgedragen, met aandacht voor parameters en variabelen, zodat de nieuwe werknemer het productieproces gemakkelijker kan begrijpen. In dit opzicht kunnen gedetailleerde procedures en instructies van onschatbare waarde zijn.

Aangezien de eisen van klanten in de loop der tijd veranderen, is het noodzakelijk om deze procedures en instructies, mogelijk voorafgegaan door een risicoanalyse, aan te passen.

Wat als de ploegleider de fabriek verlaat? Zijn opgedane kennis moet toch ergens gedocumenteerd zijn?

Dit illustreert dat het opzetten van een (veiligheids)managementsysteem geen eenvoudige taak is. Het veiligheidsbeleid moet zowel volledig als beknopt zijn, gestructureerd en duidelijk voor degenen die ervaring moeten opdoen.